Una de las preguntas más frecuentes que recibimos, es acerca de la custodia de la documentación y cuáles son sus plazos.
Es habitual que en momento de necesidad, ante un requerimiento o inspección, no se encuentre la documentación, la persona que lo llevaba ya no esté o ya no lleve el tema de las bonificaciones, o que el centro donde realizaste los cursos hace un par de años y que quiso hacértelo tan fácil que ni notarás que estaba gestionándote la bonificación, llames y ya no exista.
Por todo ello, consideramos fundamental y necesario aclarar éstas 3 preguntas:
¿Quién debe conservar los originales de la documentación de la formación?
Tal y como establece la normativa, los últimos responsables de custodiar la documentación original, siempre es la empresa que realiza la bonificación. Mientras que, la entidad externa que la organiza y el centro de formación que la imparte, únicamente deberán conservar una copia.
¿Cuáles son los plazos de custodia de la misma?
En cuanto al plazo de custodia de los originales, os recordamos que es un mínimo de 4 años.
No obstante, la formación realizada hasta el año 2011 estuvo cofinanciada con fondos comunitarios, por lo que se deberá custodiar su justificación, al menos, hasta el 31 de diciembre de 2020.
¿Qué pasa si la empresa cierra?
Si se diera el caso que la empresa bonificada cesa su actividad económica o se disuelve, sin haber transcurrido el período establecido para mantener la documentación que justifica las bonificaciones aplicadas, deberá remitir copia de la misma a la Administración pública que le corresponda.
Así, recordaros que la empresa es quien debe guardar los originales y presentarlos en caso de que la Fundae y/o SEPE los solicite.
En Ágora guardamos una copia exacta del expediente y, en caso de tener el servicio de Gestión Integral del Expediente, os acompañamos en el proceso de inspección y requerimientos para haceros más ágil y fácil la presentación de la documentación.
